Số hóa tài liệu lưu trữ: Khái niệm, lợi ích và quy trình
Số hóa tài liệu lưu trữ là một trong những hoạt động quan trọng và thiết thực để thực hiện chuyển đổi số trong các cơ quan nhà nước. Số hóa tài liệu lưu trữ không chỉ giúp tiết kiệm chi phí, không gian và thời gian lưu trữ, mà còn nâng cao hiệu quả quản lý, bảo mật và khai thác thông tin. Tuy nhiên, để số hóa tài liệu lưu trữ một cách khoa học và hiệu quả, cần tuân theo các quy chuẩn và quy trình đã được ban hành. Bài viết này sẽ giới thiệu về khái niệm, lợi ích và quy trình số hóa tài liệu lưu trữ trong các cơ quan nhà nước.
1. Khái niệm số hóa tài liệu lưu trữ
Theo Luật Lưu trữ 2011, tài liệu lưu trữ là tài liệu được tạo lập trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ có thể ở các dạng khác nhau như giấy, ảnh, phim ảnh, âm thanh… Số hóa tài liệu lưu trữ là việc chuyển đổi các loại hình tài liệu lưu trữ từ các vật mang tin khác sang dạng số để lưu trữ, bảo quản và khai thác sử dụng một cách hiệu quả và an toàn. Số hóa tài liệu lưu trữ là một phần của quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.
Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác¹. Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt.
Tài liệu được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa và được ký số bởi cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ được số hóa.
2. Lợi ích của số hóa tài liệu lưu trữ
Số hóa tài liệu lưu trữ mang lại nhiều lợi ích cho các cơ quan nhà nước, trong đó có:
– Tiết kiệm chi phí, không gian và thời gian lưu trữ. Số hóa tài liệu lưu trữ giúp giảm bớt lượng tài liệu giấy cần phải lưu trữ trên kệ hoặc trong kho. Điều này giúp tiết kiệm không gian làm việc và chi phí thuê kho. Ngoài ra, số hóa tài liệu lưu trữ cũng giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm và truy xuất tài liệu khi cần thiết.
– Nâng cao hiệu quả quản lý, bảo mật và khai thác thông tin. Số hóa tài liệu lưu trữ giúp quản lý tài liệu một cách khoa học và chặt chẽ hơn. Các tài liệu được phân loại, đánh dấu, mã hoá và lưu trữ trên các hệ thống điện tử an toàn và bảo mật. Các cơ quan nhà nước có thể thiết lập các quyền truy cập và sử dụng tài liệu cho các đơn vị, bộ phận và cá nhân liên quan. Các tài liệu cũng có thể được khai thác và sử dụng một cách linh hoạt và nhanh chóng thông qua các công cụ tìm kiếm, tra cứu và chia sẻ.
3. Tiêu chuẩn của số hóa tài liệu lưu trữ
Hiện nay, tiêu chuẩn của số hóa tài liệu lưu trữ được tuân thủ theo Thông tư 02/2019/TT-BNV quy định về tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
Ví dụ tiêu chuẩn số hóa tài liệu lưu trữ đối với tài liệu giấy:
– Định dạng: Protable Document Format (.PDF)
– Ảnh màu: Độ phân giải tối thiểu là 200dpi
– Tỷ lệ số hoá: 100%
– Hình thức chữ ký số của cơ quan và tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ số hoá: Vị trí góc trên phía bên phải và trang đầu tài liệu; Hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu và có định dạng Protable Network Graphics (.png); Thông tin gồm tên cơ quan và tổ chức, thời gian đăng ký ( ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây)
4. Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ
Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ thường được thực hiện theo Thông tư 04/2014/TT-BNV và các hướng dẫn của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, gồm có các bước cơ bản sau :
– Thu thập tài liệu lưu trữ: Dựa theo mục đích ban đầu, việc thu thập tài liệu được thực hiện. Các tài liệu được chọn lọc, kiểm tra và phân loại theo các tiêu chí như: loại hình, nội dung, độ bảo mật, độ hiếm…
– Chuẩn bị tài liệu: Các tài liệu được làm sạch, sắp xếp, gỡ bỏ các kim kẹp, dây buộc… để đảm bảo không làm hỏng thiết bị scan và ảnh hưởng đến chất lượng ảnh số.
– Thiết lập hệ thống: Các thiết bị scan, máy tính, phần mềm nhận dạng và quản lý dữ liệu được thiết lập và cấu hình theo các tiêu chuẩn kỹ thuật quốc gia về số hoá dữ liệu lưu trữ. Các thông số như: định dạng file, độ phân giải, tỷ lệ số hoá, chữ ký số… được thiết lập theo yêu cầu.
– Kiểm tra tài liệu: Sau khi scan xong, các tài liệu được kiểm tra lại để đảm bảo không có sai sót, thiếu sót hoặc lỗi kỹ thuật nào. Các tài liệu bị lỗi được scan lại hoặc sửa chữa theo phương pháp thích hợp.
– Nghiệm thu và bàn giao tài liệu lưu trữ: Sau khi hoàn thành quá trình số hoá, các tài liệu được nghiệm thu và bàn giao cho cơ quan nhà nước yêu cầu.
5. Tích hợp dữ liệu số hóa
Các dữ liệu số hóa thông thường sẽ được đưa vào phần mềm phục vụ quản lý, khai thác, lưu trữ, thường là phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử hoặc kho lưu trữ số dùng chung. Công việc này có thể thực hiện thủ công hoặc dùng các công cụ để tích hợp trực tiếp lượng lớn dữ liệu vào, nhằm tiết kiệm thời gian, tăng độ chính xác
6. Kết luận
Số hóa tài liệu lưu trữ là một trong những giải pháp hiệu quả để thực hiện chuyển đổi số trong các cơ quan nhà nước. Số hóa tài liệu lưu trữ giúp tiết kiệm chi phí, không gian và thời gian lưu trữ, nâng cao hiệu quả quản lý, bảo mật và khai thác thông tin. Để số hóa tài liệu lưu trữ một cách khoa học và hiệu quả, cần tuân theo các quy chuẩn và quy trình đã được ban hành. Các cơ quan nhà nước cần có kế hoạch và nguồn lực phù hợp để triển khai việc số hóa tài liệu lưu trữ một cách toàn diện và bền vững.
