Mục lục
Các cơ quan chính phủ là nguồn tài liệu giấy và vi phim lớn nhất trong cả nước. Điều này là do các cơ quan chính phủ chịu trách nhiệm tài liệu hành chính, hồ sơ lịch sử, hồ sơ nghiệp vụ…
Có một thời, giấy và vi phim là tiêu chuẩn vàng của việc lưu trữ thông tin. Không chỉ trong chính phủ, mà còn trong khu vực tư nhân.
Rất nhiều thứ đã thay đổi trong vài thập kỷ qua và chi phí lưu trữ kỹ thuật số thấp đã khiến nhiều cơ quan chuyển hoàn toàn khỏi lưu trữ dữ liệu vật lý.
Đối với các cơ quan chính phủ tạo ra một khối lượng lớn giấy tờ, những thách thức của việc không cần giấy tờ có thể khó vượt qua.
Hạn chế về ngân sách, nhân viên và lượng giấy tờ tồn đọng lớn khiến việc chuyển đổi số gần như không thể.
Kết quả? Hàng triệu tài liệu giấy chất thành núi cao trong các kho lưu trữ hồ sơ, gây lãng phí không gian, chất lượng tài liệu xuống cấp.
Trong nỗ lực giảm chi phí, củng cố thông tin và cải thiện hoạt động, nhiều cơ quan chính phủ đã xây dựng các dự án số hóa để đẩy nhanh quá trình số hóa tài liệu giấy.
Những lợi ích của việc số hóa tài liệu của chính phủ là gì?
Số hóa tài liệu giấy cho phép các cơ quan chính phủ hoạt động hiệu quả hơn, nâng cao chất lượng dịch vụ được cung cấp và dễ dàng đáp ứng nhu cầu hơn. Nhưng đó không phải là tất cả, dưới đây là 5 lợi ích khác của việc để lại giấy tờ.
1. Tập trung dữ liệu
Tính năng quét tài liệu giúp lưu trữ các tài liệu quan trọng trong một hệ thống tệp tập trung duy nhất. Nhân viên chính phủ có thể truy cập và chia sẻ dữ liệu quan trọng khi cần thiết mà không cần đến tủ hồ sơ. Điều này cải thiện sự cộng tác và làm cho việc sao lưu, bảo mật và quản lý hồ sơ trở nên đơn giản hơn.
2. Nâng cao năng suất
Mã định danh được trích xuất từ mỗi tài liệu được quét và hiển thị dưới dạng siêu dữ liệu có thể tìm kiếm, giúp nhân viên có thể định vị bất kỳ tệp nào chỉ bằng một vài lần nhấn phím. Điều này giúp loại bỏ thời gian dành cho việc sàng lọc tài liệu theo cách thủ công, giảm thời gian cần thiết để thực hiện các tác vụ tập trung vào tài liệu. Kết quả là thời gian quay vòng nhanh hơn, chất lượng dịch vụ tốt hơn và giảm chi phí lao động.
3. Giảm chi phí
Lưu trữ giấy yêu cầu không gian vật lý thường có giá cao, khiến nó trở thành một lựa chọn đắt tiền khi so sánh với lưu trữ kỹ thuật số. Sự chênh lệch về chi phí tăng lên khi nhiều tài liệu được lưu trữ hơn, mang lại khả năng tiết kiệm lớn hơn với khối lượng lớn.
Hệ thống quản lý tài liệu điện tử giúp giảm tổng lượng giấy phải được lưu trữ, tiết kiệm chi phí dài hạn cho các cơ quan chính phủ đang tìm cách tối đa hóa ngân sách của họ.
4. Đơn giản hóa việc tuân thủ
Các cơ quan chính phủ thường có yêu cầu cao về tuân thủ tất cả các quy tắc và quy định về an toàn thông tin. Vì lý do này, điều quan trọng là dữ liệu nhạy cảm chỉ được xử lý bởi đại diện chính phủ có thẩm quyền truy cập.
Hệ thống quản lý tài liệu điện tử cho phép các tổ chức chính phủ lưu trữ tài liệu một cách an toàn trong hệ thống máy tính theo các nhiệm vụ được thiết lập để bảo vệ dữ liệu riêng tư. Điều này cho phép kiểm soát nhân viên nào có thể truy cập vào một bộ tài liệu cụ thể và nhân viên nào không thể truy cập, đảm bảo dữ liệu chỉ có sẵn cho các bộ phận cần nó. Nó cũng cung cấp cho các quản trị viên CNTT khả năng theo dõi việc sử dụng tài liệu trong toàn bộ bộ phận, cung cấp thêm một lớp khả năng hiển thị và trách nhiệm giải trình.
5. Bảo toàn dữ liệu quan trọng
Tài liệu giấy dễ bị tấn công bởi một số mối đe dọa dẫn đến mất dữ liệu, bao gồm hư hỏng, phai màu hoặc thất lạc. Số hóa tài liệu giảm thiểu những vấn đề này bằng cách cho phép truy cập dữ liệu chứa trong các tài liệu này mà không cần phải xử lý bản gốc.
Lưu trữ tệp điện tử cũng cho phép lưu trữ nhiều bản sao của cùng một tài liệu mà không gây rủi ro cho bảo mật hoặc tăng đáng kể chi phí lưu trữ, đảm bảo luôn có bản sao lưu nếu xảy ra mất dữ liệu.
Cơ quan chính phủ nên tuân theo quy trình nào khi số hóa tài liệu?
Chuyển sang quy trình làm việc không cần giấy tờ có thể giống như một nhiệm vụ khó khăn, đặc biệt là đối với các cơ quan chính phủ sở hữu một số lượng lớn tài liệu cần số hóa.
Điều quan trọng là phải chọn đúng quy trình mà không gián đoạn hoạt động của cơ quan.
Lập kế hoạch trước khi số hóa
Các cơ quan chính phủ được yêu cầu quản lý một số lượng lớn các tài liệu quan trọng, nhiều tài liệu trong số đó có thể chứa thông tin riêng tư/nhạy cảm. Trước khi quá trình số hóa bắt đầu, điều quan trọng là phải phát triển một chính sách rõ ràng phác thảo tài liệu nào sẽ được quét, trường nào sẽ được lập chỉ mục và cách thức thay đổi các hệ thống này sẽ được thông báo cho nhân viên.
Hiểu các yêu cầu pháp lý
Các cơ quan chính phủ phải tuân thủ các quy định nghiêm ngặt về an toàn thông tin. Trong nhiều trường hợp, các cơ quan chính phủ được phép thay đổi phương tiện ban đầu để tạo điều kiện thuận lợi cho việc lưu trữ miễn là các yêu cầu và quy định pháp lý được đáp ứng, nhưng không phải lúc nào cũng vậy. Đảm bảo xem xét các yêu cầu này đối với từng loại tài liệu định số hóa.
Trong quá trình số hóa, tài liệu gốc phải được sao chép chính xác, bao gồm cả chữ ký và các hình ảnh đồ họa và chữ viết khác.
Biết các yêu cầu lưu trữ
Các cơ quan chính phủ thường được yêu cầu về mặt pháp lý để lưu trữ các bản sao cứng của tài liệu trong một khoảng thời gian. Các tài liệu được số hóa trong giai đoạn này phải được lọc lại một cách chính xác để đảm bảo có thể xuất bản bản gốc nếu và khi cần thiết. Trong các trường hợp không còn cần bản sao vật lý sau khi quét, tài liệu nên được cắt nhỏ để bảo vệ hơn nữa tính bảo mật của dữ liệu chứa trong đó.
Yêu cầu lưu trữ cũng áp dụng cho hồ sơ điện tử, thường có các quy tắc khác nhau. Tuy nhiên, với các bản ghi kỹ thuật số, việc lưu giữ tài liệu có thể dễ dàng được tự động hóa, tự động xóa các tài liệu cũ khi chúng hết thời hạn lưu giữ.
Hiểu và lập kế hoạch cho các yêu cầu này là rất quan trọng cho một dự án số hóa tài liệu thành công.
Chọn nhà cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu phù hợp
Khi nói đến việc chọn nhà cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu cho các dự án số hóa tài liệu của chính phủ, điều quan trọng là phải tìm một công ty có kinh nghiệm hiểu được các yêu cầu đặc biệt khi làm việc với các cơ quan và cơ quan chính phủ.
Trong một thập kỷ qua, Đại Việt đã có cơ hội phục vụ nhiều cơ quan chính quyền địa phương và trung ương, giúp hình dung lại các phương thức quản lý tài liệu lỗi thời, kém hiệu quả. Với công nghệ hàng đầu trong ngành và cam kết bảo mật, chúng tôi giúp các cơ quan chính phủ cải thiện bảo mật thông tin đồng thời hiện đại hóa các phương thức lưu trữ hồ sơ cổ điển.
