Mục lục
Nếu đơn vị, tổ chức của bạn đang gặp khó khăn trong việc theo kịp số lượng giấy tờ phải quản lý, thì bạn không đơn độc.
Trên thực tế, hầu hết các đơn vị, tổ chức dựa vào việc lưu trữ hồ sơ giấy cho các hoạt động hàng ngày của họ cuối cùng sẽ thấy mình bị chôn vùi trong đống giấy tờ và tủ hồ sơ chất đầy, tuyệt vọng vì một số thứ có vẻ như có tổ chức và trật tự.
Sự thật là, việc ghi chép thủ công rất tốn kém, tốn thời gian và dễ mắc lỗi, chưa kể đến sự nhàm chán. Vì những lý do này (và nhiều lý do khác), nhiều đơn vị đang thực hiện các bước để chuyển hồ sơ của họ sang hệ thống quản lý hồ sơ điện tử.
Hệ thống quản lý hồ sơ điện tử có thể giúp các cơ quan kiểm soát hoàn toàn hồ sơ giấy tờ, chuyển đổi quy trình lưu trữ hồ sơ thủ công thành hệ thống lưu trữ hồ sơ kỹ thuật số hiện đại và trực quan, có thể tìm kiếm, sao lưu và bảo mật với nỗ lực tương đối nhỏ.
Nhưng làm thế nào để biết liệu quản lý hồ sơ điện tử có phù hợp với đơn vị của bạn hay không?
Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận chi tiết về quản lý hồ sơ kỹ thuật số, những lợi thế của việc chuyển sang kỹ thuật số, cũng như một số điều cần chú ý khi bạn thực hiện quá trình chuyển đổi từ giấy sang kỹ thuật số.
Hệ thống quản lý hồ sơ điện tử là gì?
Hệ thống quản lý hồ sơ điện tử (ERM) là một loại phần mềm đặc biệt được thiết kế để giúp đơn vị, tổ chức quản lý, lưu trữ, khai thác và sắp xếp hồ sơ giấy tờ.
Một hệ thống ERM điển hình cung cấp một khuôn khổ hoàn chỉnh để quản lý hồ sơ, bao gồm lưu trữ được kiểm soát truy cập, kiểm soát phiên bản và giao diện trực quan để truy cập, tìm kiếm và phân tích hồ sơ.
Các hệ thống quản lý hồ sơ điện tử cũng có thể tự động hóa một số khía cạnh phức tạp hơn của quản lý hồ sơ, bao gồm mã hóa, báo cáo và hủy các hồ sơ.
Các tính năng chính của Hệ thống quản lý hồ sơ điện tử là gì?
Các hệ thống quản lý hồ sơ điện tử khác nhau về độ phức tạp, tính thân thiện với người dùng và bộ tính năng. Mặc dù mỗi loại phục vụ cho một đối tượng hoặc ngành cụ thể, nhưng điều quan trọng là phải xem xét các tính năng mạnh mẽ nhất của hệ thống ERM.
Lưu trữ dữ liệu an toàn
Một số lượng lớn vi phạm dữ liệu xảy ra do lưu trữ hồ sơ không đúng cách. Dữ liệu cá nhân nhạy cảm là vô giá đối với bọn tội phạm, những kẻ sẽ lợi dụng bất kỳ lỗ hổng bảo mật nào mà chúng có thể tìm thấy để truy cập và trích xuất dữ liệu đó.
Thật không may, các vi phạm bảo mật có thể đến từ một việc đơn giản như không khóa tủ hồ sơ hoặc thiết lập quyền truy cập dữ liệu không đúng cách.
Hệ thống quản lý hồ sơ điện tử bảo vệ người dùng khỏi các loại lỗi này bằng cách đóng gói sẵn các tính năng bảo mật để đảm bảo hồ sơ của bạn được lưu trữ an toàn. Giải pháp đã chọn của bạn phải cung cấp khả năng bảo mật vật lý hàng đầu, mã hóa dữ liệu hàng đầu, cả khi lưu trữ và trong khi truyền, cũng như truy cập nhật ký để theo dõi ai đã truy cập dữ liệu của bạn và khi nào.
Công cụ quản lý truy cập linh hoạt
Lưu trữ thông tin nhạy cảm của bạn chỉ là một thành phần của hệ thống quản lý hồ sơ toàn diện. Nhân viên của bạn cũng cần truy cập hiệu quả và an toàn vào hồ sơ để hợp lý hóa hoạt động kinh doanh và đáp ứng nhu cầu kiểm tra và báo cáo của bạn.
Và quyền truy cập đó cần được quản lý tỉ mỉ thông qua hệ thống quản lý quyền truy cập và nhận dạng để đảm bảo rằng chỉ những người dùng được ủy quyền mới có thể xem được các tài liệu quan trọng.
Khả năng tuân thủ theo ngành cụ thể
Tuân thủ các quy định về quyền riêng tư và dữ liệu khác nhau là một trong những thách thức quản lý hồ sơ khó khăn nhất mà cơ quan có thể gặp phải.
Dữ liệu nhạy cảm chịu sự điều chỉnh của nhiều tiêu chuẩn quy định với các yêu cầu nghiêm ngặt khác nhau. Như dữ liệu hồ sơ chính phủ tuân theo các quy định của Bộ TT&TT; dữ liệu dân cư tuân thủ theo Bộ Công an, Bộ TT&TT… và một số tiêu chuẩn khác. Các quy tắc này khác nhau tùy thuộc vào loại dữ liệu và chúng thay đổi thường xuyên.
Hệ thống quản lý hồ sơ điện tử sẽ giúp cơ quan tuân thủ các quy định có liên quan trong suốt vòng đời của tài liệu, kết hợp các tính năng như báo cáo và quản lý chuỗi hành trình sản phẩm, lịch trình lưu trữ và tiêu hủy hồ sơ cũng như các hệ thống lưu trữ và phân phối hồ sơ kỹ thuật số tuân thủ.
Lưu trữ hồ sơ tự động
Việc xử lý các hồ sơ cũng quan trọng như việc lưu trữ chúng. Các tiêu chuẩn quy định yêu cầu các cơ quan lưu trữ hồ sơ trong một khoảng thời gian cụ thể, sau đó chúng phải được xử lý một cách an toàn.
Khi cần một hệ thống quản lý hồ sơ điện tử, hãy xem xét tầm quan trọng của việc lưu trữ tự động. Lưu trữ tài liệu nhạy cảm lâu hơn yêu cầu sẽ làm tăng nguy cơ vi phạm quyền riêng tư. Bằng cách xóa các bản ghi không đáp ứng yêu cầu lưu trữ này, bạn có thể đảm bảo rằng bạn luôn sở hữu lượng thông tin nhạy cảm ít nhất có thể.
Tích hợp với các hệ thống hiện có
Việc chuyển sang một hệ thống hoàn toàn mới chỉ để thực hiện quản lý hồ sơ là không thực tế. Thay vào đó, một hệ thống quản lý hồ sơ phải tương thích với các quy trình hiện tại. Ví dụ: nếu cơ quan đang sử dụng hệ thống quản lý văn bản, hãy hỏi nhà cung cấp xem hệ thống quản lý hồ sơ điện tử có thể tích hợp với hệ thống quản lý văn bản đó hay không để đảm bảo quản lý hồ sơ toàn diện là một phần trong các hoạt động hiện có của cơ quan.
Cách chọn hệ thống ERM phù hợp
Khi xem xét nhiều hệ thống quản lý tài liệu điện tử khác nhau hiện có trên thị trường, có thể khó chọn được hệ thống phù hợp cho cơ quan của bạn. Mỗi phần mềm cung cấp các tính năng và điểm bán hàng độc đáo để thu hút khách hàng tiềm năng, vì vậy, điều quan trọng là phải xác định một số câu hỏi về nhu cầu của tổ chức để lựa chọn phần mềm phù hợp.
- Cơ quan cần gì từ hệ thống này bây giờ và có thể cần gì trong tương lai?
- Mục đích sử dụng chính cho ERMS là gì?
- Quản lý những loại tài liệu nào với ERMS mới?
- Có quản lý các tài liệu cũ trên hệ thống này?
- Có sử dụng loại thông tin bổ sung nào (dữ liệu đặc tả) và ai sẽ chịu trách nhiệm thêm thông tin đó vào hồ sơ trong tương lai?
- Những tài liệu nào cần truy cập thường xuyên và tài liệu nào sẽ được lưu trữ đơn giản cho mục đích lịch sử?
- Sắp xếp tài liệu của cơ quan trong hệ thống như thế nào? (phông, kho, hộp, hồ sơ…)
- Các tài liệu sẽ được xóa khỏi ERMS như thế nào khi chúng không còn cần thiết nữa? (tự động hoặc thủ công)
- ERMS có bất kỳ tính năng nào giúp di chuyển, thay đổi hoặc chuyển tài liệu dễ dàng hơn không?
- Có tính năng nào bạn thực sự không thể thiếu không?
- ERMS có hoạt động với các hệ thống bạn đã có sẵn, chẳng hạn như hệ thống quản lý văn bản và cơ sở dữ liệu của bạn không?
Làm cách nào để di chuyển hồ sơ giấy vào Hệ thống ERM?
Chuyển hồ sơ giấy sang hệ thống quản lý hồ sơ điện tử có thể là một nhiệm vụ khá lớn, nhưng đó thường là một bước cần thiết trong quá trình chuyển đổi số của một cơ quan. Có một số cách khác nhau để tiếp cận quy trình này, tùy thuộc vào bản chất của cơ quan, bao gồm:
- Tự quét: Đây là phương pháp trực tiếp và đơn giản nhất. Tài liệu được quét thủ công và tải lên hệ thống bởi các thành viên được chỉ định trong cơ quan. Mặc dù phương pháp này có thể cực kỳ tốn thời gian, nhưng đây là bước cần thiết đối với các cơ quan muốn số hóa các tài liệu cũ hơn nhưng không có đủ ngân sách để thuê ngoài quy trình.
- Dịch vụ quét tài liệu hàng loạt: Đối với các cơ quan có số lượng tài liệu lớn, việc thuê ngoài quy trình quét sẽ hiệu quả hơn nhiều. Các công ty scan chuyên nghiệp cung cấp dịch vụ scan số lượng lớn có thiết bị và nhân viên để tạo điều kiện cho việc scan tốc độ cao, khối lượng lớn và có thể xử lý mọi thứ từ tài liệu cơ bản đến tài liệu nhạy cảm. Nhiều công ty cung cấp tích hợp trực tiếp vào ERMS, giúp tiết kiệm rất nhiều công sức và tiền bạc.
- Nhập dữ liệu : Điều này liên quan đến việc nhập thủ công dữ liệu từ hồ sơ giấy vào ERMS. Nó tốn nhiều công sức và có thể dễ bị lỗi, nhưng có thể cần thiết trong một số trường hợp, đặc biệt là khi không thể quét tài liệu hoặc nếu thông tin được yêu cầu ở định dạng kỹ thuật số cụ thể.
- Phương pháp kết hợp : Đôi khi, sự kết hợp của các phương pháp này là cách tốt nhất, đặc biệt đối với các tổ chức lớn hơn với nhiều loại tài liệu.
Hãy nhớ rằng trong quá trình di chuyển, điều quan trọng là phải duy trì tính toàn vẹn và bảo mật của hồ sơ. Siêu dữ liệu phải được lưu trữ trong quá trình chuyển đổi và hồ sơ bí mật phải được xử lý tuân thủ các luật và quy định bảo vệ quyền riêng tư có liên quan . Luôn đảm bảo có một kế hoạch được cân nhắc kỹ lưỡng và có khả năng tìm kiếm lời khuyên từ các chuyên gia CNTT hoặc chuyên gia tư vấn để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ.
