Tài liệu lịch sử là gì?
Thông thường, tài liệu lịch sử có 04 dạng: truyền miệng, hiện vật, hình ảnh, giấy
Các cơ quan Đảng, nhà nước sở hữu các hồ sơ tài liệu về lịch sử không thể thay thế và chịu trách nhiệm bảo quản lâu dài các tài liệu này. Nhà nước có vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo sự tồn tại và khả năng tiếp cận lịch sử chung của công dân.
Tính dễ hỏng và dễ bị tổn thương của những tài liệu này trước sự tàn phá của thời gian khiến việc bảo quản chúng ngay lập tức trở thành ưu tiên hàng đầu. Tuy nhiên, những yếu tố này cũng tạo ra một số thách thức khó vượt qua.
Vì lý do này, nhiều cơ quan đã xây dựng các đề án, dự án… thuê thực hiện số hóa các tài liệu này cho một nhà cung cấp dịch vụ số hóa chuyên nghiệp có kinh nghiệm số hóa các tài liệu lịch sử.
Số hóa tài liệu lịch sử là một quy trình chuyên môn cao được thực hiện bởi các chuyên gia được đào tạo, những người giúp các tổ chức chuyển đổi kho lưu trữ lâu đời gồm các tài liệu giấy dễ nát và phim vi phim thành kho lưu trữ tệp kỹ thuật số có thể tìm kiếm văn bản.
Quét bảo tồn tài liệu kỹ thuật số cho các thế hệ tương lai, đảm bảo thông tin chứa trong đó vẫn có thể truy cập được cho nghiên cứu, giáo dục và lợi ích công cộng lâu dài trong tương lai.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá tầm quan trọng của việc số hóa tài liệu lịch sử, quy trình, công nghệ liên quan và những thách thức phải đối mặt trong nỗ lực này.
Tại sao việc bảo tồn các tài liệu lịch sử rất quan trọng?
Các tài liệu lịch sử đóng vai trò là bằng chứng hữu hình về quá khứ của chúng ta, đóng vai trò then chốt trong việc định hình sự hiểu biết của chúng ta về lịch sử, văn hóa và nhân loại. Những nguồn chính này cung cấp kết nối trực tiếp với các thời đại đã qua, khiến chúng trở nên không thể thiếu vì một số lý do:
Xác thực
Các tài liệu lịch sử thường chứa các quan điểm và lời khai trực tiếp nắm bắt được bản chất của một thời gian và địa điểm cụ thể. Tính xác thực của chúng cho phép chúng ta có được sự hiểu biết chính xác và toàn diện hơn về quá khứ, không bị ảnh hưởng bởi những thành kiến và diễn giải.
Giá trị giáo dục
Các tài liệu lịch sử đóng vai trò là công cụ giảng dạy vô giá trong các trường phổ thông và đại học, giúp sinh viên phát triển tư duy phản biện, kỹ năng phân tích và nghiên cứu. Bằng cách tham gia vào các nguồn chính, học sinh có thể rút ra kết luận của riêng mình và hình thành mối liên hệ sâu sắc hơn với các sự kiện và nhân vật lịch sử.
Bản sắc văn hóa và tính liên tục
Bảo tồn các tài liệu lịch sử giúp duy trì bản sắc và tính liên tục của văn hóa. Chúng cho phép chúng ta theo dõi sự phát triển của ngôn ngữ, phong cách nghệ thuật, chuẩn mực xã hội và niềm tin, tiết lộ nền tảng mà các xã hội đương đại được xây dựng trên đó. Hiểu được cội nguồn của chúng ta có thể thúc đẩy cảm giác thân thuộc và đánh giá cao di sản chung của chúng ta.
Cảm hứng và sáng tạo
Các tài liệu lịch sử có thể truyền cảm hứng cho các nghệ sĩ, nhà văn và nhà sáng tạo thời hiện đại bằng cách cung cấp vô số ý tưởng, chủ đề và phong cách từ quá khứ. Việc đào sâu vào những nguồn phong phú này có thể khơi dậy những ý tưởng mới và thổi sức sống mới vào các tác phẩm đương đại, dẫn đến một cuộc đối thoại không ngừng giữa quá khứ và hiện tại.
Tầm quan trọng về pháp lý và hành chính
Các tài liệu lịch sử thường chứa thông tin pháp lý và hành chính quan trọng có thể ảnh hưởng đến các quyết định ngày nay. Chứng thư đất đai, hiệp ước và hợp đồng chỉ là một vài ví dụ về các tài liệu có thể có sự phân nhánh pháp lý đang diễn ra, khiến việc bảo quản và khả năng tiếp cận chúng trở nên quan trọng đối với các chuyên gia pháp lý và nhà hoạch định chính sách.
Làm thế nào để số hóa tài liệu lịch sử giúp bảo quản lâu dài?
Các tài liệu lịch sử lưu giữ thông tin có giá trị về quá khứ, văn hóa và di sản của chúng ta là không thể thay thế, vì vậy việc bảo quản chúng lâu dài là ưu tiên hàng đầu.
Số hóa các tài liệu này cung cấp một số lợi ích:
Bảo quản: Hình ảnh kỹ thuật số không bị suy giảm, do đó, hình ảnh kỹ thuật số của tài liệu giấy có thể được chia sẻ và xem vô số lần mà không bị mất dữ liệu. Số hóa cũng hỗ trợ việc bảo quản bản gốc bằng cách giảm nhu cầu xử lý vật lý góp phần làm hư hỏng và xuống cấp theo thời gian.
Khả năng truy cập: Tài liệu vật lý chỉ có thể ở một nơi tại một thời điểm. Số hóa giúp các nhà nghiên cứu, sinh viên và công chúng có thể truy cập các tài liệu này từ mọi nơi, mọi lúc, cùng một lúc.
Phổ biến: Các bản sao kỹ thuật số có thể dễ dàng chia sẻ và phân phối, thúc đẩy sự hợp tác giữa các tổ chức và nhà nghiên cứu.
Phục hồi thảm họa: Các kho lưu trữ kỹ thuật số thường phục vụ như một bản sao lưu trong trường hợp thiên tai hoặc các trường hợp khẩn cấp khác, đảm bảo sự tồn tại của thông tin lịch sử có giá trị.
Số hóa tài liệu lịch sử thực hiện như thế nào?
Sự chuẩn bị
Trước khi quét, các tài liệu lịch sử cần được chuẩn bị cẩn thận. Điều này bao gồm làm sạch, loại bỏ bất kỳ ốc vít và sửa chữa thiệt hại. Ngoài ra, nên thiết lập một kế hoạch để xử lý các tài liệu dễ vỡ hoặc quét các tài liệu quá khổ .
Quét
Quá trình quét thực tế liên quan đến việc chuyển đổi tài liệu vật lý thành hình ảnh kỹ thuật số. Các loại máy quét khác nhau được sử dụng tùy thuộc vào vật liệu và tình trạng của nó. Độ phân giải và độ sâu màu được điều chỉnh để thu được hình ảnh chất lượng cao nhất có thể.
Kiểm soát chất lượng
Sau khi quét, mỗi hình ảnh được kiểm tra độ rõ ràng, khả năng đọc và bất kỳ lỗi nào. Nếu cần, tài liệu sẽ được quét lại để đảm bảo kết quả tốt nhất có thể. Mục tiêu ở đây là tạo ra bản trình bày chính xác nhất có thể của tài liệu gốc chứ không phải để cải thiện nó.
Nâng cao hình ảnh
Một số tài liệu lịch sử có thể yêu cầu nâng cao hình ảnh để cải thiện mức độ dễ đọc, loại bỏ vết bẩn hoặc sửa mờ. Quá trình này được thực hiện bằng phần mềm chuyên dụng trong khi vẫn duy trì tính xác thực của tài liệu. Trong các trường hợp khác, bước tăng cường có thể bị loại bỏ hoàn toàn, đặc biệt là trong trường hợp cần sao chép chính xác.
Lập chỉ mục và siêu dữ liệu
Cuối cùng, các hình ảnh kỹ thuật số được lập chỉ mục và gắn thẻ siêu dữ liệu có thể tìm kiếm để tạo điều kiện tìm kiếm và truy xuất dễ dàng. Điều này bao gồm các thông tin như tiêu đề, tác giả, ngày và chủ đề của tài liệu cũng như các số nhận dạng quan trọng có trong chính tài liệu đó.
Công nghệ scan được sử dụng trong bảo quản tài liệu lịch sử
Máy quét phẳng
Máy quét hình phẳng thường được sử dụng để quét tài liệu một trang, ảnh và các đối tượng nhỏ. Chúng cung cấp các bản quét có độ phân giải cao và phù hợp với các vật liệu mỏng.
Máy quét trên cao
Máy quét trên cao được thiết kế để quét các tài liệu dễ hỏng hoặc đóng thành dạng sách. Máy sẽ quét tài liệu từ trên cao mà không cần tiếp xúc trực tiếp, giảm thiểu nguy cơ làm hỏng tài liệu.
Máy quét sách
Máy quét sách là máy quét chuyên dụng được thiết kế để quét các tập sách đóng gáy, chẳng hạn như sách, bản thảo và tạp chí. Chúng thường có các giá đỡ có thể điều chỉnh để giữ sách mở ở góc tối ưu, giảm căng thẳng cho việc đóng sách trong khi chụp ảnh chất lượng cao.
Máy quét 3D
Máy quét 3D sử dụng để quét hiện vật, tạo lập các hình ảnh 3D của hiện vật
Công nghệ nhận dạng văn bản và OCR
Nhận dạng ký tự quang học (OCR) là công nghệ chuyển đổi hình ảnh văn bản được quét thành văn bản có thể đọc được bằng máy. Điều này cho phép các tài liệu kỹ thuật số có thể tìm kiếm được, giúp các nhà nghiên cứu dễ dàng tìm thấy thông tin liên quan hơn. Phần mềm OCR nâng cao có thể nhận dạng nhiều ngôn ngữ, phông chữ và thậm chí cả văn bản viết tay với các mức độ chính xác khác nhau.
Định dạng tệp và tùy chọn lưu trữ
Khi quét các tài liệu lịch sử, điều cần thiết là chọn đúng định dạng tệp và các tùy chọn lưu trữ. Các định dạng phổ biến để lưu trữ lịch sử thường bao gồm:
TIFF: Định dạng không mất dữ liệu phù hợp để lưu trữ lâu dài, cung cấp hình ảnh và siêu dữ liệu chất lượng cao.
JPEG: Định dạng mất dữ liệu phù hợp với kích thước tệp nhỏ hơn nhưng có thể ảnh hưởng đến chất lượng hình ảnh. JPEG hiếm khi được sử dụng bởi các công ty quét chuyên nghiệp do mất thông tin xảy ra trong quá trình nén.
PDF: Một định dạng linh hoạt có thể lưu trữ cả văn bản và hình ảnh, với các tùy chọn nén và tích hợp OCR.
Để tìm hiểu thêm, hãy xem bài viết PDF so với TIFF: Định dạng nào tốt nhất cho số hóa tài liệu?
Việc chọn giải pháp lưu trữ thích hợp cũng rất quan trọng, xem xét các yếu tố như bảo mật dữ liệu, khả năng truy cập và bảo quản lâu dài. Bạn nên lưu trữ dự phòng các tài liệu quan trọng trong nhiều kho lưu trữ để loại bỏ khả năng mất dữ liệu.
Tiêu chuẩn lưu trữ và bảo quản kỹ thuật số
Để đảm bảo tuổi thọ và khả năng sử dụng của tài liệu lưu trữ kỹ thuật số, điều cần thiết là phải tuân theo các tiêu chuẩn lưu trữ và bảo quản đã được thiết lập. Các nguyên tắc này đề cập đến các khía cạnh như siêu dữ liệu, định dạng tệp, lưu trữ và kiểm soát chất lượng. Một số tiêu chuẩn hiện nay của Việt Nam được quy định tại Thông tư 02/2019/TT-BNV và Hướng dẫn 40-HD/VPTW.
Những thách thức của việc số hóa tài liệu lịch sử là gì?
Số hóa tài liệu lịch sử thường đưa ra một số thách thức đặc biệt. Tính dễ vỡ của các tài liệu cũ khiến chúng dễ bị hư hỏng trong quá trình xử lý và quét, trong khi sự đa dạng về chất liệu, kích cỡ và kiểu đóng gáy đòi hỏi phải có thiết bị và kỹ thuật chuyên dụng.
Các yếu tố khác như mực phai màu và hư hỏng do nước có thể cản trở mức độ dễ đọc và phức tạp hóa việc diễn giải. Trong một số trường hợp, các cân nhắc về bản quyền có thể phát sinh khi quét các tài liệu lịch sử, yêu cầu sự cho phép của chủ sở hữu quyền tương ứng.
Dịch vụ chuyên nghiệp và chuyên môn
Các tổ chức như Đại Việt chuyên số hóa tài liệu lịch sử và có thể cung cấp chuyên môn, thiết bị và tài nguyên cần thiết để đảm bảo dự án số hóa thành công. Những dịch vụ này có thể là vô giá đối với các tổ chức thiếu nguồn lực để thực hiện các dự án nội bộ như vậy.
Một số lợi thế của việc thuê một chuyên gia có kinh nghiệm bao gồm:
Xử lý cẩn thận: Khi tài liệu cũ đi, chúng có thể trở nên giòn và dễ bị hư hỏng do xử lý không đúng cách. Thuê các chuyên gia có kinh nghiệm sử dụng các công cụ và kỹ thuật phù hợp có thể giảm thiểu rủi ro thiệt hại.
Thiết bị chuyên dụng: Các công ty quét chuyên nghiệp có máy quét được thiết kế đặc biệt cho các tài liệu và kích cỡ tài liệu khác nhau, đảm bảo tạo ra các bản quét chất lượng cao và giảm thiểu áp lực lên tài liệu trong suốt quá trình.
Cải thiện hình ảnh: Phần mềm tiên tiến có thể cải thiện chất lượng hình ảnh, đảm bảo hình ảnh kỹ thuật số giống với tài liệu gốc nhất về mọi mặt.
Cộng tác: Làm việc với chủ sở hữu bản quyền và các tổ chức có thể giúp bảo đảm quyền và thúc đẩy việc chia sẻ thông tin lịch sử có giá trị.
Tương lai của việc số hóa tài liệu lịch sử
Các công nghệ mới nổi, chẳng hạn như quét 3D, hình ảnh đa phổ và OCR do AI điều khiển, có tiềm năng cách mạng hóa quá trình quét tài liệu lịch sử. Những tiến bộ này sẽ cho phép bảo tồn, khả năng tiếp cận và phân tích lịch sử tập thể của chúng ta tốt hơn nữa.
Quét tài liệu lịch sử là một quá trình quan trọng giúp bảo tồn và chia sẻ di sản văn hóa của chúng ta. Bằng cách hiểu quy trình, công nghệ và những thách thức liên quan, chúng tôi có thể đảm bảo số hóa thành công những tài liệu có giá trị này cho các thế hệ tương lai.
