Mục lục
Cả quét tài liệu và số hóa tài liệu đều đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài liệu hiện đại. Các quy trình này không chỉ giúp tiết kiệm không gian và chi phí mà còn tăng cường khả năng tiếp cận, bảo mật và tuân thủ quy định. Bằng cách hiểu được sự khác biệt và lợi ích của từng loại, các cơ quan có thể đưa ra quyết định sáng suốt và phát triển chiến lược quản lý tài liệu hiệu quả phù hợp với nhu cầu cụ thể của họ.
Quét tài liệu là gì?
Quét tài liệu là quá trình chuyển đổi tài liệu vật lý thành hình ảnh kỹ thuật số bằng máy quét. Quá trình này thường bao gồm chụp ảnh tài liệu ở độ phân giải cao (300dpi hoặc cao hơn), sau đó lưu nó ở định dạng không mất dữ liệu (PDF hoặc TIFF) cho mục đích lưu trữ
Quét tài liệu làm giảm yêu cầu lưu trữ, cải thiện khả năng tiếp cận thông tin và giúp bạn bảo vệ dữ liệu của mình bằng cách tạo bản sao lưu kỹ thuật số cho các tài liệu vật lý của bạn.
Tuy nhiên, có những trường hợp chỉ cần quét tài liệu là không đủ. Đó là bởi vì phương pháp này chỉ tạo một “chỉ mục” (tên tệp) có thể tìm kiếm được, điều này có thể khiến việc truy xuất bất kỳ tệp cụ thể nào trở nên khó khăn hơn.
Đó là lúc quá trình số hóa tài liệu phát huy tác dụng.
Số hóa tài liệu là gì?
Số hóa tài liệu là quá trình chuyển đổi văn bản in và viết tay có trên tài liệu được quét sang định dạng kỹ thuật số mà máy tính có thể đọc được.
Cũng giống như quét tài liệu, quy trình bắt đầu bằng việc tạo một hình ảnh kỹ thuật số của tài liệu gốc. Sau đó, phần mềm nhận dạng ký tự quang học được sử dụng để chuyển đổi nội dung của tài liệu thành văn bản được mã hóa bằng máy.
Điều này cho phép tìm kiếm từ khóa, chỉnh sửa văn bản và khai thác dữ liệu, đưa thao tác dữ liệu lên một cấp độ hoàn toàn mới.
Với số hóa tài liệu, bạn không chỉ có thể lưu trữ và truy xuất thông tin dễ dàng hơn mà còn có thể phân tích và diễn giải thông tin đó, thúc đẩy quá trình ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Sự khác biệt giữa Quét tài liệu và Số hóa Tài liệu là gì?
Mặc dù cả quét và số hóa tài liệu đều chuyển đổi tài liệu vật lý thành tệp kỹ thuật số, nhưng kết quả cuối cùng lại khác nhau về chức năng và đầu ra.
Quét tài liệu:
- Tạo một hình ảnh chất lượng cao của một tài liệu.
- Các tệp kết quả không thể chỉnh sửa hoặc tìm kiếm được.
- Hoàn hảo để lưu trữ các tài liệu lịch sử hoặc tạo các bản sao kỹ thuật số một-một của các tài liệu vật lý.
Số hóa tài liệu:
- Thêm siêu dữ liệu có thể tìm kiếm vào các tệp để làm cho chúng có thể tìm kiếm được bằng văn bản (số văn bản, trích yếu nội dung…)
- Thường liên quan đến công nghệ OCR để số hóa nội dung của tài liệu (tìm kiếm nội dung tài liệu).
- Lý tưởng cho các tài liệu được truy cập thường xuyên hoặc để tạo các tệp có thể chỉnh sửa.
Lợi ích chính của việc quét và số hóa tài liệu
Việc triển khai chiến lược quét và số hóa tài liệu mang lại nhiều lợi ích cho các tổ chức bao gồm:
- Tiết kiệm không gian: Các tài liệu kỹ thuật số chiếm không gian ảo thay vì làm văn phòng của bạn trở nên lộn xộn, giảm nhu cầu về không gian lưu trữ vật lý.
- Tăng khả năng truy cập: Các tệp kỹ thuật số có thể được nhiều nhân viên truy cập đồng thời cùng một lúc, nâng cao khả năng cộng tác và năng suất giữa lực lượng lao động của bạn.
- Cải thiện tính bảo mật: Các tài liệu kỹ thuật số có thể được mã hóa, sao lưu trên đám mây và được bảo vệ bằng các biện pháp kiểm soát truy cập để đảm bảo rằng thông tin nhạy cảm chỉ có thể được truy cập bởi những người cần nó chứ không phải ai khác.
- Tiết kiệm tiền: Loại bỏ các chi phí liên quan đến quản lý hồ sơ trên giấy, bao gồm giấy, máy in, tủ hồ sơ, v.v.
- Tăng hiệu quả: Lấy lại thời gian của nhân viên dành cho việc lục lọi tủ hồ sơ để tìm kiếm tài liệu vật lý cho các nhiệm vụ tập trung vào kinh doanh quan trọng hơn.
- Tính liên tục trong hoạt động: Tạo nhiều bản sao dự phòng của dữ liệu quan trọng cho nhiệm vụ, hỗ trợ tính liên tục của hoạt động nghiệp vụ trong trường hợp không may xảy ra thảm họa tự nhiên hoặc thiên tai khác.
- Tuân thủ quy định: Số hóa giúp dễ dàng tuân thủ các yêu cầu lưu giữ tài liệu và luật bảo vệ quyền riêng tư có thể áp dụng cho cơ quan.
Lựa chọn giữa Quét tài liệu và Số hóa tài liệu
Quyết định sử dụng quét tài liệu hay số hóa tài liệu phần lớn phụ thuộc vào nhu cầu cũng như tần suất truy cập tài liệu của cơ quan.
Chọn quét tài liệu nếu mục tiêu chính của bạn là tạo một kho lưu trữ kỹ thuật số các tài liệu vật lý để lưu trữ và truy xuất lâu dài. Đó là lý tưởng cho các cơ quan cần lưu giữ tài liệu để tuân thủ quy định nhưng hiếm khi cần truy cập các tài liệu này.
Chọn số hóa tài liệu hoàn toàn nếu muốn làm cho thông tin trong tài liệu có thể tìm kiếm và chỉnh sửa được. Nó cho phép bạn tích hợp đầy đủ tài liệu của mình vào quy trình công việc kỹ thuật số, biến chúng thành một phần trong hoạt động nghiệp vụ của bạn.
Hãy nhớ rằng hai quá trình này không loại trừ lẫn nhau. Nhiều cơ quan tìm thấy giá trị trong cả quét và số hóa tài liệu tùy thuộc vào mục đích sử dụng của các tệp kỹ thuật số.
Ví dụ, một cơ quan muốn hoàn toàn không cần giấy tờ. Tuy nhiên, họ có một kho lưu trữ các tài liệu cũ mà họ không còn truy cập được nữa nhưng muốn giữ lại, vì lý do lịch sử hoặc lý do tuân thủ. Trong trường hợp này, cơ quan có thể chỉ sử dụng tính năng quét tài liệu để tạo kho lưu trữ cho các tệp cũ hơn của họ và số hóa các tài liệu hiện tại để chúng có thể được tích hợp vào một hệ thống quản lý hồ sơ điện tử hoàn toàn.
Bắt đầu với số hóa
Nếu bạn đã sẵn sàng bắt đầu số hóa tài liệu của mình nhưng không chắc bắt đầu từ đâu, chúng tôi có thể trợ giúp. Trong hơn một thập kỷ, Đại Việt đã giúp các cơ quan thuộc mọi quy mô và ngành chuyển đổi tài liệu giấy của họ thành kho lưu trữ tệp kỹ thuật số có thể tìm kiếm văn bản. Cách tiếp cận đơn giản và các quy trình an toàn của chúng tôi sẽ loại bỏ mọi căng thẳng cho dự án số hóa tài liệu. Liên hệ với chúng tôi để biết thêm thông tin và tìm hiểu cách chúng tôi vượt qua đối thủ cạnh tranh.
